内江师范学院文件

内师学字〔2020〕13号

内江师范学院

关于印发学生资助档案管理办法（试行）

的通知

校内各单位：

为规范我校学生资助档案管理，维护学生资助档案真实、完整和安全，根据国家和四川省有关文件精神，结合我校实际，制订《内江师范学院学生资助档案管理办法（试行）》。现予以印发，请遵照执行。

内江师范学院          

 2020年11月6日        

内江师范学院学生资助档案管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为规范我校学生资助档案管理，维护学生资助档案真实、完整和安全，根据国家和四川省有关文件精神，结合我校实际，特制订本办法。

第二条 学生资助管理中心负责对全校学生资助档案工作进行组织、协调和管理。

第三条 本办法所称学生资助档案，是指涉及资助业务的部门在落实资助政策过程中，直接形成的各种文字、图表、声像等原始材料和历史记录的总称，是落实国家、四川省和学校资助政策的重要凭证。包括但不仅限于学生受助申请、受助资格审查与公示、学校审核、资助资金发放与管理等全部文件资料。

第四条 学生资助档案的相关保管要求参见《内江师范学院档案管理实施办法》。

第二章 档案管理机构及职责

第五条 学生资助管理中心是学生资助档案工作的管理部门。各二级学院分管学生工作党总支书记是档案管理工作的第一责任人，各二级学院学生资助工作专职辅导员是本单位学生资助档案的直接责任人，按学校要求落实本单位学生资助档案的管理工作。档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识，熟悉业务，忠于职守，保障资助信息安全。

第六条 学校学生资助管理中心职责

（一）学生资助管理中心应接受学校档案馆的业务指导，应依法为教育部门、金融机构、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。

（二）学生资助管理中心全面负责指导各二级学院资助业务档案管理工作，进行业务培训、指导、监督和检查，确保学生资助档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

（三）学生资助管理中心督促各二级学院对本单位学生资助档案的接收、保管统计和使用。

（四）学生资助管理中心针对纸质档案应建立具有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用学生资助档案柜，学生资助档案应使用密集架或专用铁皮柜保管；针对电子档案应做好备份，同时确保网络安全性、资助信息安全，并同有访问权限的管理人员签订保密协议。档案的保密工作按照国家和学校的规章制度执行。

（五）对于违反《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《内江师范学院档案管理实施办法》《内江师范学院学生资助档案管理办法（试行）》的行为，按照有关规定予以处理。

第七条 二级学院学生资助档案管理员职责

（一）严格按照本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务纸质和电子材料。收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐等不适宜归档的文件材料，应退回整改，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

（二）应及时将本部门各岗位人员手中已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范、装订成册并定期向学生资助管理中心档案室归档；本部门已毕业学生的学生资助档案，应于学生毕业后6个月内向学生资助管理中心档案室归档，办理归档交接手续。

（三）未按规定建立档案工作，不按规定移交档案，给受助学生造成损失的，将依照相关规定予以查处，并追究单位领导及相关人员的法律责任。

第三章 归档范围

第八条 学校学生资助管理中心档案归档范围

（一）各类由教育部、全国学生资助管理中心、四川省教育厅、四川省学生资助管理中心下达的资助政策文件。

（二）各类由学校、学生工作部（处）印发的资助政策文件。

（三）全校家庭经济困难学生认定名册、校内公示结果及投诉处理情况。

（三）全校国家奖助学金获得者评审材料、名册（原件）、校内公示结果及投诉处理情况。

（四）学校社会奖助学金获得者名册、校内公示结果及投诉处理情况。

（五）全校“奖勤助贷补免”等资助项目学生申请材料（原件），校内公示结果及投诉处理情况。

（六）定期或不定期检查二级学院落实学校资助政策情况的信访、举报、投诉资助工作违纪违规案件调查取证、处理结果等相关资料。

第九条 二级学院档案管理人员档案归档范围

（一）各类由学校、学生工作部（处）印发的资助政策文件。

（二）本单位家庭经济困难学生认定名册（复印件）、本单位公示结果及投诉处理情况。

（三）本单位国家奖助学金获得者评审材料、名册（复印件）、本单位公示结果及投诉处理情况。

（四）本单位申请社会奖助学金获得者申请材料（复印件）、名册、本单位公示结果及投诉处理情况。

（五）本单位“奖勤助贷补免”等资助项目学生初审名册（复印件），本单位公示结果及投诉处理情况。

（六）学生、群众投诉处理记录，信访事件核实等过程中形成的有价值的各种载体、介质等不同形式的材料。

第四章 附则

第十条 本办法自印发之日起施行。

第十一条 本办法由学生工作部（处）负责解释。

　内江师范学院办公室　　　　　            2020年11月6日印发